Było środowe popołudnie. Po raz kolejny spotkałem się z Panem Markiem, którego poznałem za sprawą wspólnego znajomego. Pan Marek prowadził firmę, która sprzedawała artykuły dla rolników. Stał wobec bardzo poważnego wyzwania – na emeryturę odchodziła główna księgowa, która prowadziła księgowość firmy od samego jej początku, a w firmie nie było nikogo, kto mógłby ją zastąpić. Właściwe jeszcze nie mógł – jedną z księgowych była Marta, bardzo zdolna i obiecująca osoba, która miała w tym czasie zbyt małe przygotowanie do przejęcia tej roli.

Pomysł współpracy był prosty – mieliśmy przejąć rolę Głównego Księgowego firmy na okres 1-2 lat i w tym czasie pomóc przygotować się do niej Marcie.

Finansowe warunki współpracy uzgodniliśmy a samym początku, ale pozostała jeszcze jedna kwestia nie rozstrzygnięta w czasie pierwszych dwóch spotkań:

• Panie Tomaszu, u nas jest taka zasada, że osoba zatrudniona na stanowisku Głównego Księgowego musi być zatrudniona na podstawie umowy o pracę,
• Panie Marku, rozumiem, to jest bardzo dobra zasada. My natomiast mamy zasadę, że współpracujemy włącznie na zasadzie business-to-business, gdyż wtedy możemy zapewnić właściwą obsługę*.
• No tak, no tak, no tak, …

* powód naszego podejścia jest bardzo prosty – pojedynczy ludzie bywają zawodni, wyjeżdżają na wakacje, czasami chorują i pojawiają się problemy z wykonaniem obowiązku. Jeżeli nawiązuje się współpracę z firmą, to jej zadaniem jest zapewnić ciągłość obsługi.

Po raz trzeci rozpoczęliśmy znaną już rozmowę. Stała się ona taką nową świecką tradycją. Tym razem jednak po „no tak, no tak, no tak, …” Pan Marek powiedział „to proszę przygotować projekt umowy”.

Umowę podpisaliśmy i wzięliśmy się do pracy. Marta była bardzo zdolna i szybko się uczyła. Można takiej osoby w zespole tylko pozazdrościć. W krótkim czasie uzupełniła swoje kompetencje i mogła zostać Główną Księgową. Nasza współpraca jednak się jeszcze nie zakończyła – Marta była nie tyko zdolną księgową, ale również młodą mężatką i urodziła dwójkę wspaniałych dzieci. W czasie, gdy ona je wychowywała my ponownie pełniliśmy rolę Głównego Księgowego. Gdy wróciła przekazaliśmy pałeczkę na stałe.

Naszym klientem była firma prowadząca sieć restauracji. Gdy rozpoczęliśmy ich obsługę księgowość prowadzona była w bardzo prosty sposób – wszystkie przychody i koszty rejestrowane były bez podziału na restaurację. Do rozliczeń podatkowych to wystarczało, a właściciel, Karol, znał swój biznes w szczegółach, także nie były mu potrzebne dodatkowe informacje z księgowości.

Mimo to zaproponowaliśmy mu, aby z początkiem kolejnego roku wprowadzić zmianę w systemie księgowym i podzielić wszystkie przychody i koszty na poszczególne restauracje. Jak możesz się domyślać Karol był bardzo sceptyczny – czemu miałoby to służyć, skoro wszystko wiedział i miał pod kontrolą.

Ostatecznie stwierdził: „Jak chcecie sobie utrudnić pracę, to zróbcie, ja tego nie potrzebuję”.  Zatem przystąpiliśmy do wspólnego działania. Wspólnego, bo Karol również miał dodatkową pracę do wykonania – opisywanie dokumentów identyfikatorami restauracji, których dotyczyły, jeżeli nie wynikało to wprost z dokumentów.

Z dumą przedstawiliśmy Karolowi wyniki za styczeń. Przyjrzał się im i skomentował: „Mówiłem Wam, że to zawracanie głowy. Popatrzcie – w tych dwóch restauracjach, to co pokazujecie ma sens. Tutaj mam stratę. Nie jestem pewien, czy aż taką, ale tak może być. Ale tutaj (pokazał na wyniki czwartej), to po prostu bzdury. Na pewno jest zysk, a nie strata. Lepiej sprawdźcie raz jeszcze”.

Sprawdziliśmy i z dokumentów wynikały takie wyniki, jak przedstawiliśmy. Co więcej w lutym sytuacja się powtórzyła. Karol był mądrym człowiekiem i wiedział, że coś musi być na rzeczy.

Gdy spotkaliśmy się, aby omówić wyniki marcowe nie krył swoich emocji. „Panie Tomaszu (wtedy byliśmy jeszcze na „pan”), to była moja najbardziej zaufana osoba w firmie! A on całymi siatkami wynosił mięso z restauracji!” Po zapoznaniu się z wynikami, które przedstawiliśmy, zainstalował kamery w restauracji i zobaczył, co robi kierownik tej restauracji, faktycznie jeden z jego najbardziej zaufanych ludzi. Jak później się okazało nie tylko kierownik, ale też niektórzy pracownicy.

Decyzje zapadły szybko. Po wprowadzonych zmianach personalnych przygotowaliśmy dane dla Karola za kolejny miesiąc. Tym razem się uśmiechnął – były dokładnie takie jakich oczekiwał.