Usprawnij swoją księgowość

mikroskop_p

Co może być w księgowości odkrywczego ? Dobra księgowość, to po prostu dobra księgowość – poprawnie prowadzone księgi, prawidłowo i terminowo złożone deklaracje, brak problemów z urzędem skarbowym. Z drugiej strony pojawia się pytanie – czy to wszystko, co może być ?

Wszystko zależy od nas. Obok deklaracji podatkowych księgowość może dostarczyć wielu informacji na temat funkcjonowania firmy – struktura sprzedaży, rentowność przedstawicieli handlowych, rentowność grup produktowych, rankingi klientów, ranking przedstawicieli handlowych itp. Czy może być to w jakikolwiek sposób użyteczne ?

Wątpliwości takie miał jeden z naszych klientów, który prowadził sieć restauracji. Zaproponowaliśmy mu, aby z początkiem roku wprowadzić jedną zmianę w systemie księgowym i podzielić wszystkie przychody i koszty na poszczególne restauracje. Pomimo dużego sceptycyzmu zgodził się na zmianę, chociaż wymagała ona także dodatkowej pracy po jego stronie – bardziej szczegółowego opisywania dokumentów. Gdy przedstawiliśmy mu raport za pierwszy miesiąc był pewien, że zmiana nie miała żadnego sensu – struktury kosztów restauracji bardzo się od siebie różniły, chociaż powinny być takie same.  Dotyczyło to szczególnie jednej, która miała znacznie wyższe koszty zużycia surowców. Gdy sytuacja powtarzała się w kolejnych miesiącach zaczął bliżej się przyglądać. Na efekty nie trzeba było długo czekać – w jednej z restauracji miały miejsce liczne kradzieże surowców do przygotowania popraw dokonywane przez personel. Trudno było mu w to uwierzyć, gdyż pracował tylko z zaufanymi osobami. Nie wszyscy to zaufanie doceniali.

Czy również Tobie wydaje się, że wiesz wszystko, co jest istotne, o Twojej firmie ?

  • prowadzenie ksiąg rachunkowych,
  • sporządzanie rocznych sprawozdań finansowych,
  • obliczanie i sporządzanie deklaracji dotyczących podatku dochodowego oraz podatku VAT,
  • systemy informowania zarządu,
  • rachunkowość zarządcza,
  • monitoring efektów wdrażania strategii w firmie,
  • nadzór nad prowadzeniem ksiąg rachunkowych przez księgowość wewnętrzną.

Automatyzacja procesów księgowych

Dawno, dawno temu, gdy dominowały dokumenty papierowe mieliśmy marzenie dotyczące ich przetwarzania – bierzemy plik dokumentów, kładziemy je na klawiaturę lub wkładamy w jakiś otwór w niej, a po chwili są wprowadzone do komputera.

Wtedy wizja ta budziła uśmiech na twarzy, dzisiaj jest to element naszej codziennej pracy. Ważny element, gdyż pozwala nam na pracę rozproszoną (w wielu lokalizacjach), która gwarantuje naszym klientom ciągłość pracy również wobec zagrożeń epidemicznych.

Wielość dostępnych rozwiązań pozwala nam na integrację wielu różnych systemów i dużą elastyczność pracy. Dla naszych własnych potrzeb korzystamy m.in. z:

  • plikowej wymiany danych do importu faktur sprzedaży z systemu zarządzania kancelarią do systemu księgowego,
  • systemu Saldeo Smart do przetwarzania faktur zakupu – stworzyliśmy centralną bazę danych faktur, do której możemy dotrzeć w dowolnej chwili z dowolnego miejsca na świecie,
  • przepływów Power Automate do przekazywania faktur zakupu otrzymanych w formie elektronicznej do systemu Saldeo – nie musimy przeszukiwać e-maili w poszukiwaniu faktur, wszystkie zaraz po otrzymaniu dostępne są w systemie Saldeo,
  • plików w formacie MT-940 do transferu wyciągów bankowych z systemów bankowości elektronicznej do systemu księgowego,
  • nadzorowanego robota na platformie UiPath, który usprawnia pobieranie wyciągów z systemu bankowości elektronicznej,
  • zintegrowanego bezpośrednio z systemem do zarządzania kancelarią systemu Qlik do analiz sprzedaży i kosztów obsługi klientów.

Wydaje się dużo? Może tak na pierwszy rzut oka tak, ale każde z rozwiązań jest proste, bo robi dokładnie to, co ma robić. Nic więcej, nic mniej. I o to właśnie chodzi.

Doświadczenia te pomagają nam wprowadzać integracje z systemami klientów, gdy obsługujemy ich od strony księgowej i/lub analitycznej, a rozwiązania automatyzujące pracę u naszych klientów. Rozwiązania, które mają robić dokładnie to, do czego są przeznaczone. Nic więcej, nic mniej.

SaldeoSMART_Partner_RGB